Minuty schůzky jsou poznámky, které se zaznamenávají během schůzky. Zdůrazňují klíčové problémy, o nichž se diskutuje, návrhy nebo hlasování o nich a činnosti, které je třeba podniknout. Zápis ze schůze obvykle pořizuje určený člen skupiny. Jejich úkolem je poskytnout přesný záznam toho, co se během setkání stalo.
Kroky zapojené do záznamu minut jednání
Záznam záznamu ze schůzky zahrnuje pět hlavních kroků. Oni jsou:
- Předběžné plánování
- Pořizování záznamů
- Psaní nebo přepis zápisu
- Sdílení zápisu ze schůzky
- Ukládání nebo ukládání minut pro odkazování v budoucnu
Předběžné plánování
Pokud je schůzka předem dobře naplánována, bude zápis mnohem jednodušší. To znamená, že předseda CEO A CEO, zkratka pro Chief Executive Officer, je nejvýše postaveným jednotlivcem ve společnosti nebo organizaci. Generální ředitel je zodpovědný za celkový úspěch organizace a za rozhodování na nejvyšší úrovni. Přečtěte si popis práce a sekretářka nebo zapisovatelka by měla předem spolupracovat na stanovení agendy schůzky. Například osoba, která zaznamenává zápis, by mohla s předsedou pracovat na vypracování dokumentu, který bude sloužit jako pořad jednání a poskytne formát schůzky.
Pořad jednání
Pokud není možné, aby se předseda a tajemník setkali a přišli s návrhem, je na tajemníkovi, aby před zahájením schůze obdržel kopii pořadu jednání. Pořad jednání bude sloužit jako vodítko, jak si dělat poznámky a připravovat zápisy. Pořad jednání navíc obsahuje i další podrobnosti, které je třeba zapsat do zápisu. Obsahují:
- Jména všech přítomných členů - zahrnuje hosty a řečníky
- Dokumenty, které mohou být rozdány v průběhu schůzky, například kopie seznamu návrhů, o nichž se bude hlasovat
Očekávání
Když je vybrán jednotlivec jako zapisovač minut, je důležité vědět, co se od něj očekává. Jednotlivec by se proto měl obrátit na předsedu výboru a zeptat se, jaké bude jeho role na schůzi. Například pokud schůze bude zahrnovat návrhy návrhů. Hlasování za zástupce Hlasování za zástupce je delegování hlasovací autority na zástupce jménem původního držitele hlasu. Strana, která obdrží hlasovací oprávnění, je známá jako zmocněnec a původní držitel hlasu je známý jako zmocněnec. Tento koncept je důležitý na finančních trzích, zejména u veřejných společností. Určený člen by se měl zeptat, zda by měl zahrnout jména těch, kdo navrhují návrhy, a těch, kteří přidělují.
Co zahrnout do zápisu z jednání
Před zaznamenáním jakýchkoli podrobností by se měl určený zapisovač minut seznámit s typem informací, které by měl zaznamenat. Skupina může k záznamu poznámek používat konkrétní formát, ale zápisy ze schůzky celkově obvykle obsahují následující podrobnosti:
- Datum a čas schůzky
- Jména účastníků i nepřítomných účastníků
- Přijetí zápisu z předchozí schůze nebo změny provedené v něm
- Rozhodnutí týkající se každého bodu pořadu jednání, například:
- Prováděné nebo dohodnuté činnosti
- Další kroky
- Výsledky voleb Přímé hlasování Přímé hlasování, běžně známé jako zákonné hlasování, je systém podnikového hlasování, který lze použít k volbě ředitelů nebo k hlasování o důležitých věcech
- Návrhy přijaty nebo zamítnuty
- Nový kšeft
- Datum a čas příští schůze
Proces psaní zápisů ze schůzky
Po skončení schůzky by jednotlivec, který má za úkol psát zápisy, měl dostat všechny zdroje, které potřebuje k sepsání zápisu jasným a prezentovatelným způsobem. Zde je několik tipů, které je třeba zvážit:
- Jakmile schůzka skončí, psaní zápisu netrvá příliš dlouho. Tímto způsobem máte stále na paměti vše, co se na schůzce odehrálo.
- Zkontrolujte obrys, který byl vytvořen dříve, a v případě potřeby proveďte úpravy. To může zahrnovat přidání dalších informací nebo vyjasnění některých vznesených problémů. Zkontrolujte také, zda byly jasně zaznamenány všechny verdikty, činnosti a pohyby.
- Upravte zápis a ujistěte se, že je stručný, ale jasný.
Distribuce zápisu ze schůze
Jakmile sekretář dokončí sepsání zápisu, měl by je sdílet se členy skupiny. Mohou být sdíleny online nebo prostřednictvím cloudu. Vzhledem k tomu, že zápisy a jiné typy dokumentů mohou mít za následek spoustu papírování, může být vhodnější použít přístup sdílení bez papírů.
Pokud například zapisovač záznamů dokumentoval zápis pomocí aplikace Microsoft Word, která nenabízí online sdílení, může zvážit použití dokumentů Google, které nabízejí způsob online sdílení dokumentů s ostatními uživateli.
Rekordér by měl také uložit kopii zápisu ze schůze pro budoucí použití. Většina společností ukládá své zápisy online - buď do Dokumentů Google, nebo na OneDrive.
Klíčové jídlo
Zápisy ze schůzky jsou důležité, protože se používají k dokumentaci klíčových problémů vznesených během schůzky. Efektivní zápisy mohou například uvádět přístupy, které byly navrženy k řešení konkrétního problému, a hlavní důvod, proč si členové volí jednu metodu nad druhou.
Zápisy ze schůzky lze zaznamenat ručně nebo na elektronickém zařízení, jako je notebook nebo iPad. Po schůzce rekordér zkontroluje zápis a v případě potřeby provede úpravy. Zápisy z jednání jsou poté sdíleny s účastníky skupiny. Kromě distribuce se minuty ukládají také pro budoucí potřebu.
Šablona
Další zdroje
Finance je oficiálním poskytovatelem certifikace FMVA (Financial Modeling and Valuation Analyst) FMVA®. Připojte se k více než 350 600 studentům, kteří pracují pro společnosti jako Amazon, J.P. Morgan a certifikační program Ferrari, jejichž cílem je transformovat kohokoli na špičkového finančního analytika.
Abychom se dál učili a rozvíjeli své znalosti finanční analýzy, velmi doporučujeme další finanční zdroje uvedené níže:
- Action Learning Action Learning Action learning je proces pro vývoj kreativních řešení při řešení složitých problémů jednotlivců, skupin lidí a společností
- Firemní strategie Firemní strategie Firemní strategie se zaměřuje na to, jak řídit zdroje, rizika a návratnost napříč firmou, na rozdíl od pohledu na konkurenční výhody v obchodní strategii
- Manažerské dovednosti Manažerské dovednosti Manažerské dovednosti lze definovat jako určité atributy nebo schopnosti, které by měl mít manažer, aby mohl plnit konkrétní úkoly v
- Public Speaking Public Speaking Řečnictví na veřejnosti, také nazývané oratoř nebo řeč, je proces sdělování informací živému publiku. Typ sdělovaných informací je záměrně strukturován tak, aby informoval, přesvědčil a pobavil. Skvělý projev na veřejnosti se skládá ze tří komponent: Styl: Mistrovsky konstruovaný pomocí slov k vytváření
