Řízení projektů zahrnuje více aspektů, jejichž implementace a monitorování mohou být docela časově náročné. Proto je pro projektové manažery zásadní Znalostní pracovníci Pojem „znalostní pracovník“ poprvé vytvořil Peter Drucker ve své knize The Landmarks of Tomorrow (1959). Drucker definoval znalostní pracovníky na vysoké úrovni, aby identifikoval příležitosti, které pomáhají zvyšovat efektivitu a kvalitu. Jednou ze strategií, kterou lze použít, je RAID, což je zkratka pro Risks, Apředpoklady, Jážaloby a Dependencies. Protokol RAID je efektivní nástroj pro správu projektů, který je zaměřen na centralizaci a zjednodušení shromažďování, monitorování a sledování informací o projektu. Čtěte dále a dozvíte se více o protokolu RAID při správě projektů.
Rizika a problémy v RAID
Rizika Systematické riziko Systematické riziko je ta část celkového rizika, která je způsobena faktory mimo kontrolu konkrétní společnosti nebo jednotlivce. Systematické riziko je způsobeno faktory, které jsou mimo organizaci. Veškeré investice nebo cenné papíry podléhají systematickému riziku, jedná se tedy o nediferencovatelné riziko. jsou budoucí nejistoty, které mohou negativně ovlivnit projekt. Projektový manažer by měl zavést opatření, která pomohou vypořádat se s riziky, která mohou na cestě vzniknout. Mezi úkoly související s rizikem patří identifikace rizik, klasifikace, vyhodnocení rizik a tvorba plánů reakce na riziko. Krizové řízení Krizové řízení zahrnuje řešení krizí způsobem, který minimalizuje škody a umožňuje rychlé zotavení zasažené organizace. . Aby projekt fungoval hladce, mělo by existovat co nejméně rizik.
Je také zásadní, aby rizika byla identifikována v raných fázích, než postoupí k závažným problémům, které mohou způsobit selhání celého projektu. Některá rizika a problémy, které se mohou objevit, jsou:
1. Dostupnost zdrojů
Snad největší obavou mezi projektovými manažery je, zda v průběhu projektu dostanou potřebné zdroje. Při správném plánování může projektový manažer zaručit, že prostředky v polovině projektu nedojdou. Kromě dostupnosti zdrojů by měla být zohledněna také kontinuita zdrojů. Zjednodušeně to znamená zajistit, aby byly po celou dobu trvání projektu k dispozici stejné zdroje. Výměna zdrojů uprostřed projektu může stát značné množství času a peněz.
2. Tržní riziko
Další nejistota, kterou je třeba vzít v úvahu, je tržní riziko. Zjednodušeně řečeno, toto je dopad na projekt, který může vyplynout ze změn zavedených na trh. Zvažte například odvětví, ve kterém dochází k technologickým inovacím rychle a často k nim dochází. Aby se projektům v takovém prostředí dařilo, musí být dokončeny včas, než budou zastaralé.
3. Tekutost
Projektoví manažeři také musí posoudit, zda organizace, ve kterých pracují, jsou proměnlivé. Je například pravděpodobné, že vlastníci projektu změní názor? Představíte svůj produkt na trhu, který se rychle mění? Pokud ano, měla by na straně projektového manažera existovat dostatečná flexibilita, aby se mohla přizpůsobit neustále se měnícím okolnostem.
4. Regulační
Zákony, které platí ve státě, mohou také představovat rizika pro váš projekt. Takže by se projektoví manažeři měli seznámit se zákony, které se vztahují na jejich odvětví, aby nedošlo k jejich nevědomému porušení. Musí také zkontrolovat podnikové struktury Firemní struktura Firemní struktura se týká organizace různých oddělení nebo obchodních jednotek v rámci společnosti. V závislosti na cílech společnosti a průmyslovém odvětví přijatém zúčastněnými stranami. Tímto způsobem mohou zajistit, že akce konkrétního hráče neohrozí celý projekt.
Závislosti projektu
Existují dvě hlavní varianty závislostí - odchozí a příchozí. Odchozí znamená, že projekt spoléhá na to, že jedna aktivita bude prováděna konkrétním týmem, aby bylo možné přejít k dalšímu úkolu nebo přinést výsledky. Naopak, příchozí znamená, že jiné strany se spoléhají na to, že určitý tým dokončí úkol, než přinesou výsledky. Příkladem odchozí závislosti je situace, kdy je třeba počkat, až právní oddělení zkontroluje a schválí konkrétní dokument, než mu bude povoleno provádět jakékoli úpravy systému.
Dobré porozumění závislostem pomáhá identifikovat a řešit problémy v jejich raných fázích. Další příklady závislostí jsou:
- Vlastník systému, který potřebuje dokončit změny kódování, než může jiný jednotlivec provést úplné testování
- Když musí realitní úředníci schválit návrhy budov před zahájením stavebních projektů
Předpoklady projektu
Lidé při provádění konkrétního projektu vytvářejí mnoho předpokladů. Stává se to nejčastěji během počátečních fází projektu. Jedna věc, kterou byste neměli zapomenout udělat, je formálně zdokumentovat tyto předpoklady. Tímto způsobem, pokud později vzniknou spory, mohou zúčastněné strany vždy odkazovat na drobný tisk.
Protokol RAID
Nyní, když víme, co zkratka RAID znamená, je další věcí, na kterou se podíváme, protokol RAID. Protokol je jednoduše seznamem všech rizik, předpokladů, závislostí a problémů. Představuje se v počáteční fázi projektu, kde se používá k zachycení životně důležitých prvků. Postupem projektu bude vylepšen protokol raidů.
Protokol RAID zdůrazňuje každý faktor zvlášť. Tady jsou hlavní prvky uvedené v každé části protokolu.
1. Sekce rizik a problémů
Část rizika a problémy zahrnuje:
- Zřetelný identifikátor pro snadné odkazování
- Datum, kdy je konkrétní položka zaznamenána
- Souhrn klíčového problému nebo rizika
- Podrobný popis problému nebo rizika
- Dopad, který by mohl nastat, pokud se z rizika vyvine problém. Bude dopad pravděpodobně vysoký, nízký nebo střední?
- Pravděpodobnost nebo pravděpodobnost výskytu rizik
Každé riziko a problém vyžaduje plán zmírnění. Existuje několik způsobů, jak rizika zmírnit, například informovat své vedení o problému nebo riziku, přijmout riziko a uznat, že s tím nelze nic dělat, nebo přijmout nezbytná opatření k eliminaci rizika.
2. Sekce závislostí
Závislosti musí být vždy dohodnuty zúčastněnými stranami. To znamená, že projektový manažer nemůže činit odpovědnou osobu za problém, se kterým vůbec nesouhlasil. Sekce závislostí protokolu RAID zdůrazňuje:
- Výrazný a sekvenční indikátor pro snadné odkazování
- Datum zaznamenání problému
- Specifikace, zda je závislost příchozí nebo odchozí
- Podrobný popis závislosti
- Souhrn závislosti
- Konkrétní datum, kdy bude závislost doručena
- Strany, které se závislostí souhlasí
- Komentáře - Všechny komentáře jsou uvedeny v protokolu. Před každým komentářem musí být uvedeno datum a jméno osoby, která komentář učinila.
3. Oddíl Předpoklady
Je důležité vždy dokumentovat předpoklady, které se objeví v průběhu projektu. To pomáhá zabránit nedorozumění a možným konfliktům. Předpoklady jsou užitečné na začátku projektu. Sekce předpokladů zvýrazní:
- Výrazný a sekvenční indikátor pro snadné odkazování
- Datum, kdy byla položka zaznamenána
- Souhrn předpokladů
- Podrobný popis předpokladů
- Stav - jsou položky zcela nové, připravované nebo uzavřené?
- Při vymýšlení předpokladů byly konzultovány zúčastněné strany
Sečteno a podtrženo
Protokol RAID je nezbytným komunikačním nástrojem pro projektové manažery. Nejen, že usnadňuje sledování aktivit, ale je také klíčem k informování všech zúčastněných stran. Protokol RAID by měl být čas od času aktualizován, aby byl přesný, aktuální a efektivní.
Související čtení
Finance je oficiálním poskytovatelem globálního certifikátu Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ Certifikace FMVA® Připojte se k více než 350 600 studentům, kteří pracují pro společnosti jako Amazon, JP Morgan a Ferrari certifikační program, jehož cílem je pomoci komukoli stát se finančním analytikem světové úrovně . Chcete-li se dále vzdělávat a rozvíjet svou kariéru, budou užitečné další finanční zdroje uvedené níže:
- Průvodce datovými prezentacemi Analytici datových prezentací sdělují výstup finanční analýzy managementu, investorům a obchodním partnerům. To vyžaduje zaměření na hlavní body, fakta
- Šablona rozpočtu projektu Šablona rozpočtu projektu Tato šablona rozpočtu projektu poskytuje nástroj pro shrnutí rozpočtu nákladů na projekt. Rozpočet projektu je nástroj, který používají projektoví manažeři k odhadu celkových nákladů na projekt. Šablona rozpočtu projektu obsahuje podrobný odhad všech nákladů, které pravděpodobně vzniknou před dokončením projektu
- Tržní riziková prémie Tržní riziková prémie Tržní riziková prémie je další výnos, který investor očekává od držení rizikového tržního portfolia namísto bezrizikových aktiv.
- Systémové riziko Systémové riziko Systémové riziko lze definovat jako riziko spojené s kolapsem nebo selháním společnosti, průmyslu, finanční instituce nebo celé ekonomiky. Jde o riziko závažného selhání finančního systému, kdy dojde ke krizi, když poskytovatelé kapitálu ztratí důvěru v uživatele kapitálu
