Jak zaznamenat platbu v účetnictví - proces splatnosti účtů

Zaznamenávání plateb v účetnictví lze jinak označit jako „účty splatné“, což znamená celkovou částku, kterou daná společnost dluží společnostem nebo dodavatelům za produkty nebo služby. Rozvaha závazků se dále odráží v rozvaze Rozvaha Rozvaha je jednou ze tří základních finančních výkazů. Tato prohlášení jsou klíčová jak pro finanční modelování, tak pro účetnictví. Rozvaha zobrazuje celková aktiva společnosti a způsob, jakým jsou tato aktiva financována prostřednictvím dluhu nebo vlastního kapitálu. Aktiva = Pasiva + Vlastní kapitál, konkrétně v sekci aktuální pasiva, a zahrnují všechny faktury, které jsou splatné.

Například společnost, která právě zakoupila své kancelářské potřeby od společnosti B a obdrží fakturu ve výši 500 USD, by měla zaznamenat částku a zaplatit ji v den splatnosti nebo před datem splatnosti, aby se vyhnula selhání.

Zaznamenejte platbu v účetnictví

Splatné účty vs. přijatelné účty

Dva koncepty závazků a pohledávek se od sebe rozhodně liší. Závazky Účty Závazky Závazky jsou závazek vzniklý, když organizace obdrží zboží nebo služby od svých dodavatelů na úvěr. Očekává se, že závazky z účtů budou splaceny do jednoho roku nebo do jednoho provozního cyklu (podle toho, který je delší). AP je považována za jednu z nejlikvidnějších forem krátkodobých závazků, na jedné straně označuje, kolik společnost dluží jiné společnosti za nákup zboží a služeb, které je třeba splatit. Jedno klíčové slovo je zde „úvěr“, což znamená, že zboží bylo získáno jako první a následuje platba.

Pohledávky Pohledávky Pohledávky (AR) představují úvěrový prodej podniku, který dosud není plně uhrazen jeho zákazníky, což je v rozvaze aktuální aktivum. Společnosti umožňují svým klientům platit v rozumném, prodlouženém časovém období, pokud jsou dohodnuty podmínky. je naopak, protože jde o peněžní částku, kterou může společnost vybrat od jiné společnosti za to, že jí prodala své zboží nebo služby. Můžeme tedy říci, že první je závazek, zatímco druhý aktivum.

Příklad, jak zaúčtovat platbu v účetnictví

Řekněme, že společnost s názvem Bags Unlimited prodala 100 nylonových tašek společnosti B a obě společnosti se dohodly na určitém datu splatnosti. Nyní Bags Unlimited odešle fakturu Zdrojové dokumenty Papírová stopa finančních transakcí společnosti se v účetnictví označuje jako zdrojové dokumenty. Ať už jsou šeky zapsány k výplatě, prodej je prováděn za účelem generování stvrzenek, fakturační faktury jsou zasílány dodavateli, nebo je pracovní doba zaznamenána do pracovního výkazu zaměstnance - všechny příslušné dokumenty jsou zdrojovými dokumenty. a zapíše datum splatnosti 15. prosince, jak bylo dohodnuto oběma stranami. Zaznamenává transakci pod svými pohledávkami, zatímco společnost B ji zaznamenává pod závazky.

Jsou účty splatné na debet nebo na kredit?

To je jedna ze složitých otázek ohledně splatných účtů. Splatné účty se považují za dluhy, protože zahrnují nákup zboží na úvěr, což znamená, že by měl zůstatek kreditu. Kreditní zůstatek představuje celkovou částku, kterou společnost dluží svým dodavatelům. Jakmile je faktura přijata, dlužná částka je zaznamenána, což následně zvyšuje kreditní zůstatek.

Po zaplacení faktury je částka zaznamenána jako debetní; tedy opětovné snížení zůstatku kreditu. Stručně řečeno, čím vyšší jsou závazky, tím vyšší je její kreditní zůstatek a čím nižší jsou splatné účty, tím nižší je její kreditní zůstatek.

Proces splatnosti účtů

Proces splatnosti účtů vypadá jako snadný úkol, ale vyžaduje velmi pečlivou kontrolu faktur, protože sebemenší chyby mohou pro společnost znamenat obrovské ztráty. Ve skutečnosti všechny společnosti, zejména velké a dlouhodobé, musí přijmout automatický systém splatných účtů, aby zajistily přesné provedení následujícího procesu.

1. Příjem faktury

Prvním krokem je přijetí faktury, které lze provést různými kanály, například e-mailem, faxem nebo kurýrem.

2. Přeposílání správnému jednotlivci

Protože může přijít pouze poštou nebo e-mailem společnosti, musí být předán příslušné osobě, kterou může být účetní. Účetní Účetní hraje v organizaci velmi zásadní roli, bez ohledu na to, zda se jedná o nadnárodní společnost nebo malou , domácí. Příliv a odliv peněz společnosti pečlivě sleduje účetní, který také zajišťuje, aby všechny finanční transakce byly legální, správné, manažer, účetní Účetní Primární prací účetního je udržovat a zaznamenávat každodenní finanční události společnosti . Účetní je odpovědný za zaznamenávání a udržování finančních transakcí podniku, jako jsou nákupy, výdaje, výnosy z prodeje, faktury a platby. , nebo specialista na závazky, pokud takové postavení existuje.

3. Zadávání detailů

Jakmile se dostane k rukám správné osoby, podrobnosti faktury se poté vloží do souboru, jako je tabulka, který se uloží.

4. Schvalování faktur

Schvalování faktur je velmi zásadní. V ideálním případě by před provedením plateb měla každá faktura projít přísnou kontrolou, aby se zajistilo, že všechny položky budou přesné. Ve skutečnosti je třeba konkrétně zkontrolovat různé body, včetně:

  • Předběžné schválení výdajů nebo nákupní objednávky vydané společností
  • Příchod zboží zakoupeného před platbou je třeba provést
  • Samostatnost faktury
  • Smlouvy a dohody s dodavateli

5. Vydávání šeků

Po dokončení kroků a ověření faktury vytvoří účetní šeky a určí částku, která má být při každém šeku zaplacena. Jsou zalepeny do obálek, označeny příslušnými adresami a zaslány zamýšleným příjemcům.

Výše uvedené kroky jsou v manuálním systému účtů. Protože je to velmi zdlouhavé a časově náročné, s vysokou pravděpodobností chyb, vysoce doporučujeme automatizovaný systém.

Vlastnosti dobře spravovaného systému splatných účtů

Přesný proces splatnosti účtů vede k přesným finančním výkazům, které nakonec vedou k úspěchu společnosti. Dobře vedený systém splatných účtů vykazuje následující charakteristiky.

  • Legitimní faktury jsou zpracovávány, nejen přesně, ale také včasně.
  • Faktury se zaznamenávají na správných účtech.
  • Nezpracované výdaje jsou upraveny.

Související čtení

Doufáme, že jste si užili přečtení finančního průvodce, jak zaznamenávat platby v účetnictví. Finance je oficiálním poskytovatelem globálního certifikátu Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ Certifikace FMVA® Připojte se k více než 350 600 studentům, kteří pracují pro společnosti jako Amazon, JP Morgan a Ferrari certifikační program, jehož cílem je pomoci komukoli stát se finančním analytikem světové úrovně . K dalšímu rozvoji vaší kariéry budou užitečné další finanční zdroje uvedené níže:

  • Teorie finančního účetnictví Teorie finančního účetnictví Teorie finančního účetnictví vysvětluje „proč“ stojící za účetnictvím - důvody, proč jsou transakce vykazovány určitými způsoby. Tato příručka vám pomůže pochopit hlavní principy, které stojí za teorií finančního účetnictví
  • Průvodce položkami deníku Průvodce deníky Položky deníku jsou stavebními kameny účetnictví, od hlášení až po auditování záznamů deníku (které se skládají z debetů a kreditů). Bez řádného zápisu do deníku by finanční výkazy společností byly nepřesné a úplný nepořádek.
  • Projektování řádkových položek rozvahy Projektování řádkových položek rozvahy Projektování řádkových položek rozvahy zahrnuje analýzu provozního kapitálu, PP&E, akciového kapitálu dluhu a čistého příjmu. Tato příručka popisuje způsob výpočtu
  • Příručka k účtům T Příručka k účtům T Účty se používají v účetnictví ke sledování debetů a kreditů a přípravě finančních výkazů. Jedná se o vizuální reprezentaci jednotlivých účtů, která vypadá jako „T“, takže je možné snadno sledovat a vizuálně znázornit všechny sčítání a odčítání (debety a kredity) k účtu. Tato příručka k účtům T vám poskytne příklady, jak fungují a jak je používat.

Poslední příspěvky