Pokaždé, když je podnik zapojen do finanční transakce, vygeneruje se papírová stopa. Tato papírová stopa se v účetnictví označuje jako zdrojový dokument. Ať už jsou šeky zapsány k výplatě, prodej je prováděn za účelem generování stvrzenek, fakturační faktury jsou zasílány dodavateli, nebo je pracovní doba zaznamenána do pracovního výkazu zaměstnance - všechny příslušné dokumenty jsou zdrojovými dokumenty.
Význam zdrojových dokumentů
Zdrojové dokumenty jsou v první řadě důležité pro účetnictví a účetní proces. Teorie finančního účetnictví Teorie finančního účetnictví vysvětluje „proč“ v pozadí účetnictví - důvody, proč jsou transakce vykazovány určitými způsoby. Tato příručka vám pomůže pochopit hlavní principy, které stojí za teorií finančního účetnictví, protože slouží jako fyzický důkaz, že k finanční transakci skutečně došlo. V dnešní době nemusí být tyto dokumenty nutně fyzickou kopií - může jít o elektronickou formu potvrzení.
Kromě toho jsou v procesu auditu nezbytné také zdrojové dokumenty. Když společnosti procházejí auditem, zvyšuje přístup auditora k jasné a přístupné papírové stopě všech transakcí celkovou legitimitu a nezávislost auditu. Aby bylo možné znovu potvrdit přesnost zůstatků společnosti na jednotlivých účtech, potřebují auditoři plný přístup ke všem dokumentům. Celkově lze říci, že pokud chcete podnik provozovat plynuleji a zvýšit transparentnost, měly by být všechny jeho zdrojové dokumenty uchovány a uloženy pro budoucí použití.
Běžné typy zdrojových dokumentů
Ve své nejjednodušší podobě zdrojový dokument obecně obsahuje následující informace:
- Datum transakce
- Celková částka transakce
- Popis transakce
- Jeden nebo více autorizačních podpisů
Nejběžnější dokumenty jsou:
- Kontroly
- Faktury
- Příjmy
- Dobropisy
- Zaměstnanecké časové karty
- Vkladové lístky
- Nákupní objednávky
Ukládání dokumentů
Veškeré informace generované prostřednictvím zdrojových dokumentů by měly být řádně zaznamenány buď do deníku společnosti, účetního softwaru nebo finančních knih. Po počátečním záznamu by měly být všechny dokumenty uchovány a uspořádány do souboru a vloženy do systému, aby je bylo možné kdykoli načíst. Je také důležité pořídit záznam o obecných postupech vnitřní kontroly Průvodce forenzním auditem Forenzní audit je podrobný audit záznamů společnosti, který bude použit u soudu v soudním řízení. Zapojeni jsou všichni účetní, právníci a finanční profesionálové. V rámci takového auditu budou hledat korupci, střety zájmů, úplatkářství, vydírání, zneužití majetku, finanční podvody se specifikací, kdo ve firmě může přistupovat a autorizovat platby, objednávky a další transakce.
Originalita zdrojových dokumentů
Fotokopie zdrojových dokumentů jsou většinou legálně přípustné. Podle americké interní revizní služby (IRS) jsou tyto fotokopie úplné, čitelné a přesné reprezentace původního dokumentu legálně přijatelné. Podobně Kanadská daňová agentura (CRA) přijímá naskenované dokumenty, pokud jsou záznamy vytvářeny a uchovávány v papírové podobě nebo uloženy v elektronicky přístupném a čitelném formátu. I když organizace a ukládání těchto dokumentů může být zdlouhavé, uvedení času navíc na správné udržování papírové stopy a vytvoření snadného způsobu přístupu k těmto dokumentům může v budoucnu vést k obrovským časovým úsporám a také zajistí větší transparentnost.
Dodatečné zdroje
Níže uvádíme několik dalších bezplatných finančních zdrojů, které vám pomohou na vaší cestě k pokroku ve finanční kariéře.
- Účtování daní z příjmů Účtování daní z příjmů Daně z příjmů a jejich účetnictví jsou klíčovou oblastí podnikových financí. Konceptuální porozumění účtování daní z příjmů umožňuje společnosti udržovat finanční flexibilitu. Daň je složité pole pro navigaci a často matou i ty nejzkušenější finanční analytiky.
- Analýza účetní závěrky Analýza účetní závěrky Jak provést analýzu účetní závěrky. Tato příručka vás naučí provádět analýzu finančního výkazu výkazu zisku a ztráty, rozvahy a výkazu peněžních toků včetně marží, poměrů, růstu, likvidity, pákového efektu, míry návratnosti a ziskovosti.
- Teorie finančního účetnictví Teorie finančního účetnictví Teorie finančního účetnictví vysvětluje „proč“ stojící za účetnictvím - důvody, proč jsou transakce vykazovány určitými způsoby. Tato příručka vám pomůže pochopit hlavní principy, které stojí za teorií finančního účetnictví
- Náklady na prodané zboží Účetnictví Naši účetní průvodci a zdroje jsou samostudijními průvodci, kteří se učí účetnictví a finance svým vlastním tempem. Procházejte stovky průvodců a zdrojů.
