Obchodní dopis by měl vždy dodržovat určitý formát a strukturu, aby bylo zajištěno, že je přijímán jako profesionální a na standardní úrovni. I když existuje mnoho různých typů obchodních dopisů, tato příručka projde podrobným příkladem nejklasičtějšího formátu obchodních dopisů.
Přehled obchodních dopisů
V obchodní korporaci Korporace je právnická osoba vytvořená jednotlivci, akcionáři nebo akcionáři za účelem zisku. Korporace mohou uzavírat smlouvy, žalovat a být žalovány, vlastnit majetek, poukazovat federální a státní daně a půjčovat si peníze od finančních institucí. , je dopis jednoduše jakýkoli druh korespondence zasílané mezi dvěma stranami. Může se týkat jakéhokoli tématu a odesíláno mnoha způsoby doručování, jako je e-mail, běžná pošta a ruční doručování.
Tón, který vezmete v dopise, bude záviset na tom, kdo je publikum a jaký je účel komunikace Interpersonální dovednosti Interpersonální dovednosti jsou dovednosti potřebné k efektivní komunikaci, interakci a práci s jednotlivci a skupinami. Lidé s dobrými mezilidskými dovednostmi jsou silnými verbálními i neverbálními komunikátory a jsou často považováni za „dobré s lidmi“. je. Někdy budete muset být formálnější a jindy je vhodnější neformální hlas.
Níže uvedený příklad je neutrální hlas a mírná úroveň formality.
Struktura obchodního dopisu
Níže je uveden příklad toho, jak je obchodní dopis rozložen a strukturován. Nebojte se zkopírovat a vložit text do svého vlastního e-mailu, Wordu nebo dokumentu Google a nezapomeňte jej důkladně upravit a zkontrolovat.
[Jméno odesílatele]
[Název společnosti odesílatele]
[Ulice odesílatele]
[Město odesílatele, stát / provincie a PSČ / PSČ]
[Telefonní číslo odesílatele nebo e-mailová adresa]
[Datum]
[Jméno příjemce]
[Název společnosti příjemce]
[Adresa příjemce)
[Město, stát / provincie příjemce a PSČ / PSČ]
[Telefonní číslo nebo e-mailová adresa příjemce]
[Předmět]
[Milé jméno],
[Úvod - zde vysvětlujete účel dopisu, například proč jej píšete, čeho chcete dosáhnout, a jakékoli další důležité informace, které chcete předem uvést.]
[Prostřední část - zde rozpracováváte a podrobněji popisujete to, co jste načrtli v prvním odstavci. Může existovat několik dalších odstavců, jako je tento, podle toho, jak dlouho dopis musí být]
[Závěr - toto je místo, kde zabalíte a shrnete věci. V tomto odstavci může být uvedena výzva k akci nebo další kroky.]
[S pozdravem],
[Podpis]
[Jméno odesílatele]
Příklad úplného obchodního dopisu
Nyní, když jste obeznámeni s formátem obchodního dopisu, podívejme se na příklad se zabudovanými skutečnými informacemi.
John Bravo
ABC Education Inc.
1234-123 Street
New York, NY 01218
21. května 2018
Sarah Geenie
XYZ Company Inc.
Ulice 6789 - 789
New York, NY 04851
Re: Aktualizovaná fakturační frekvence
Vážená paní Geenie,
Píšu vám, abych vás informoval o našem novém cenovém modelu platném od 1. února 2019. Prvního února přejdeme z ročního fakturačního cyklu na čtvrtletní fakturační cyklus a tento dopis obsahuje důležité informace, které mohou mít dopad na vaši organizaci.
Po provedení rozsáhlého výzkumu a obdržení zpětné vazby od našich zákazníků jsme zjistili, že většina zákazníků silně upřednostňuje čtvrtletní fakturační cyklus před ročním. Abychom co nejlépe vyhovovali vašim potřebám, rozhodli jsme se nabídnout tuto výhodu, která vstoupí v platnost 1. února 2019.
Tento dopis vás má pouze informovat o nadcházejících změnách a v tuto chvíli od vás není vyžadována žádná okamžitá akce. Děkujeme vám za pokračující práci.
S pozdravem,
John Bravo
Stáhněte si šablonu formátu Business Letter
Zadejte své jméno a e-mail do níže uvedeného formuláře a stáhněte si bezplatnou šablonu hned teď!
Další úvahy o formátování
Kromě výše uvedeného celkového formátu a struktury můžete také považovat následující informace za standardní obchodní postupy.
Mezi běžné standardy formátování patří:
- Arial, Times New Roman nebo podobné standardní písmo
- Velikost 11 nebo 12 bodů
- Věta velká písmena
- bílé pozadí
- Papír velikosti 5 ”x 11”
- Rozložení na výšku
- Okraje 1 ”
- Jednoduché, 1,5 nebo dvojité mezery
- Černá barva písma
- Použití firemního hlavičkového papíru
- Jednostranný nebo oboustranný tisk
- Prosté bílé pozadí
Dodatečné zdroje
Děkujeme, že jste si přečetli tuto příručku, jak používat správný formát obchodního dopisu. Finance je globálním poskytovatelem online vzdělávání a nabízí certifikaci FMVA (Financial Modeling & Valuation Analyst) FMVA® Certification Připojte se k více než 350 600 studentům, kteří pracují pro společnosti jako Amazon, J.P. Morgan a Ferrari pro finanční analytiky.
Chcete-li se dále učit a rozvíjet svou kariéru, budou užitečné tyto další zdroje:
- Šablona rezignačního dopisu Rezignační dopis Rezignační dopis je oficiální dopis zaslaný zaměstnancem jejich zaměstnavateli s oznámením, že ve společnosti již nebude pracovat. Cílem rezignačního dopisu je vytvořit oficiální záznam o výpovědi, poskytnout podrobnosti o posledním dni zaměstnance, dalších krocích atd. Tato šablona dopisu
- Šablona pro pokračování Investiční bankovnictví Šablona pro pokračování Investiční bankovnictví. Naučte se, jak napsat životopis investičního bankovnictví (analytik nebo spolupracovník) s bezplatným průvodcem a šablonou pro obnovení financí. Životopis IB je jedinečný. Je důležité přizpůsobit svůj životopis průmyslovým standardům, aby nedošlo k okamžitému smazání
- Šablona motivačního dopisu Tuto šablonu motivačního dopisu použijte k získání rozhovoru! Průvodní dopis může vytvořit nebo rozbít žádost o zaměstnání, takže je důležité, aby to bylo správné. Ať už váš dopis čte HR nebo náborový manažer přímo, musíte zaškrtnout několik důležitých polí. Tato příručka poskytuje bezplatnou šablonu průvodního dopisu a vysvětlení toho, co potřebujete vědět
- Průvodci pohovorem Rozhovory Eso na váš další pohovor! Podívejte se na průvodce pohovorem Finance s nejčastějšími dotazy a nejlepšími odpověďmi na jakoukoli pracovní pozici v oblasti podnikových financí. Otázky a odpovědi k rozhovorům pro finance, účetnictví, investiční bankovnictví, kapitálový výzkum, komerční bankovnictví, FP&A a další! Bezplatní průvodci a procvičte si eso na pohovoru
