Nákupní objednávka je komerční zdrojový dokument Zdrojové dokumenty Papírová stopa finančních transakcí společnosti se v účetnictví označuje jako zdrojové dokumenty. Ať už jsou šeky zapsány k výplatě, prodej je prováděn za účelem generování stvrzenek, fakturační faktury jsou zasílány dodavateli, nebo je pracovní doba zaznamenána do pracovního výkazu zaměstnance - všechny příslušné dokumenty jsou zdrojovými dokumenty. která je vydána nákupním oddělením firmy při zadávání objednávky u jejích prodejců nebo dodavatelů. V dokumentu jsou uvedeny podrobnosti o položkách, které mají být zakoupeny, například druhy zboží, množství a cena. Jednoduše řečeno, jedná se o smlouvu vypracovanou kupujícím při nákupu zboží od prodávajícího.
Kroky v objednávání
1. Kupující vytvoří nákupní požadavek
Před odesláním objednávky dodavateli je prvním krokem vytvoření požadavku na objednávku. Toto je dokument vydaný v rámci společnosti nákupnímu oddělení za účelem sledování objednaného zboží.
Nákupní žádost také pomáhá společnosti vést účet svých výdajů. Výdaje Výdaje jsou druhem výdajů, které procházejí výkazem zisku a ztráty a jsou odečteny z výnosů, aby se dosáhlo čistého zisku. Vzhledem k principu akruálního účetnictví jsou náklady účtovány v okamžiku jejich vzniku, nikoli nutně v okamžiku jejich úhrady. . Nákupní objednávka se vytvoří až po schválení požadavku na nákup autorizovaným správcem.
2. Kupující vytvoří nákupní objednávku
Po dohodě na zboží, které je třeba zakoupit, je vytvořena nákupní objednávka. Organizace producentů uvádí datum objednávky, informace o přepravě FOB Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), označovaný také jako Free on Board, je pojem mezinárodního obchodního práva, který zveřejňuje Mezinárodní obchodní komora (ICC). , podmínky slevy, jména kupujícího a prodávajícího, popis kupovaného zboží, číslo položky, cena, množství a číslo objednávky.
Číslo objednávky je jedinečné číslo spojené s určitou objednávkou. Slouží dvěma účelům. Jedním z nich je zajistit, aby objednané zboží odpovídalo přijatému zboží. Zadruhé, číslo objednávky se přiřadí k faktuře, aby se zajistilo, že kupujícímu bude za zboží účtována správná částka.
3. Prodávající přijímá (nebo odmítá) nákupní objednávku
Ve spodní části nákupní objednávky je tečkovaná čára, aby se oprávněný vedoucí prodejce odhlásil od objednávky. Objednávka obsahuje všechny podrobnosti o transakci a o tom, co kupující očekává. Jakmile prodejce obdrží objednávku, má právo dokument buď přijmout, nebo odmítnout. Jakmile je však organizace producentů přijata, stává se právně závaznou smlouvou pro obě zúčastněné strany.
4. Kupující zaznamená nákupní objednávku
Po zadání objednávky zůstane objednávka „otevřená“. Otevřenou nákupní objednávkou je objednávka, na kterou je objednávka zadána, ale zboží ještě nebylo přijato, nebo to může znamenat, že byla přijata pouze část objednávky. Ať tak či onak, znamená to, že dodávka zboží není úplná.
Výhody nákupních objednávek
1. Vyhýbá se duplicitním objednávkám
Nákupní objednávky přinášejí společnosti několik výhod. Nejdůležitější je, že pomáhá vyhnout se duplicitním objednávkám. Když se společnost rozhodne rozšířit své podnikání, mohou organizace producentů pomoci sledovat, co a od koho bylo objednáno.
Když si kupující objedná podobné produkty, může být obtížné vyrovnat faktury. ZP slouží jako šek na faktury, které je třeba uhradit.
2. Sleduje příchozí objednávky
Nákupní objednávky navíc pomáhají sledovat příchozí objednávky a dobře organizovaný systém objednávek může pomoci zjednodušit inventář Inventář Inventář je aktuální účet aktiv nalezený v rozvaze, který se skládá ze všech surovin, nedokončené výroby a hotové zboží, které společnost nashromáždila. Často je považován za nejlikvidnější ze všech oběžných aktiv - je tedy vyloučen z čitatele při výpočtu rychlého poměru. a přepravní proces.
3. Slouží jako právní dokumenty
Objednávky slouží jako právní dokumenty a pomáhají předcházet budoucím sporům ohledně transakce.
Jak dodavatel používá nákupní objednávku?
Nákupní objednávky hrají hlavní roli v procesu řízení zásob. Když dodavatel obdrží objednávku, převezme položky uvedené v objednávce ze svého inventáře. Organizace producentů pomáhá vést záznamy o zásobách a identifikovat případné nesrovnalosti mezi hodnotami uvedenými v záznamech a skutečnými zásobami.
Dodavatel navíc potřebuje objednávku, aby správně vyplnil objednávku. Kupujícímu bude dodavatel také účtován na základě platebních podmínek dohodnutých v objednávce.
Objednávka objednávky vs. faktura
Objednávka je dokument vygenerovaný kupujícím a slouží k objednání zboží od dodavatele. The faktura, na druhé straně je generován dodavatelem a ukazuje, kolik musí kupující zaplatit za zboží zakoupené od dodavatele. PO je prodejní smlouva, zatímco faktura je potvrzením prodeje.
Objednávka nákupu vs. zakázka odběratele
Zatímco nákupní objednávka ukazuje, jaké zboží bylo objednáno od dodavatele, prodejní objednávka je generován dodavatelem a odeslán kupujícímu. Znamená to potvrzení nebo schválení prodeje. Proces PO již dnes není v papírové podobě a kupující obvykle zasílá svým dodavatelům elektronickou objednávku. To se provádí pomocí modulu PO v softwaru ERP. Pomáhá urychlit proces nákupu a zároveň snižuje pravděpodobnost chyby.
Další zdroje
Finance je oficiálním poskytovatelem certifikace FMVA (Financial Modeling and Valuation Analyst) FMVA®. Připojte se k více než 350 600 studentům, kteří pracují pro společnosti jako Amazon, J.P. Morgan a certifikační program Ferrari, jejichž cílem je transformovat kohokoli na špičkového finančního analytika.
Abychom se dál učili a rozvíjeli své znalosti finanční analýzy, velmi doporučujeme další finanční zdroje uvedené níže:
- Kreditní prodej Kreditní prodej Kreditní prodej označuje prodej, při kterém bude dlužná částka zaplacena později. Jinými slovy, úvěrový prodej je nákup uskutečněný zákazníky, kteří v době nákupu neprovedou platbu v plné výši, v hotovosti.
- Cyklus prodeje a inkasa Cyklus prodeje a inkasa Cyklus prodeje a inkasa, známý také jako cyklus výnosů, pohledávek a příjmů (RRR), se skládá z různých tříd transakcí. Třídy tržeb a příjmů transakcí jsou typické položky deníku, které debetují pohledávky a výnosy z prodeje úvěrů, a debetní hotovost a pohledávky z kreditů
- Smlouva o prodeji a koupi Smlouva o zastoupení prodávajícího Smlouva o zastoupení prodávajícího, známá také jako smlouva o zařazení do seznamu, je dohoda mezi prodejcem nemovitostí a makléřskou společností, která poskytuje podrobné informace o prodávané nemovitosti. Tvoří základ jednání mezi prodávajícím a kupujícím prostřednictvím agenta.
- Obchodní úvěr Obchodní úvěr Obchodní úvěr je dohoda nebo porozumění mezi obchodními agenty, které umožňují výměnu zboží a služeb
